TEKNOLOGI PERKANTORAN
DALAM KANTOR MAYA
Kantor maya muncul akibat perkembangan teknolgi
komputer yang semakin pesat dan semakin kecil, seperti laptop, tablet, dan
sebagainya. Kecenderungan orang untuk berpindah – pindah mobile sehingga
pemanfaatan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan.
Pemanfaatan sarana komunikasi dan jaringan internet utuk melakukan hal – hal
yang sifatnya teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal – hal tadi
didukung mahalnya sewa lahan di kota – kota besar mendorong tumbuhnya Kantor
Maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara
fisik kegiatan kantor dapat dilakukan dimana pun. Syaratnya hanya harus
terhubung dalam komunikasi elektronik. Untuk keperluan ini banyak perusahaan
maupun portal di internet menyediakan jasa kantor maya.
Keuntungan dari Kantor Maya
sebagai berikut:
1.
Mengurangi biaya penyediaan
fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin – mesin kantor dan sebagainya.
Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sesekali
bertatap muka antara penjual dan pembeli.
2.
Mengurangi biaya penyediaan
peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya
kebutuhan tenaga administratif.
3.
Mempunyai saluran komunikasi
formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi
usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap
saat tanpa terputus.
4.
Mengurangi pekerjaan – pekerjaan
yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh
waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus
dihentikan karena jam kerja telah selesai.
5.
Mendukung kegiatan sosial,
orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan
tidak harus pergi ke kantor.
Kerugian dari Kantor Maya sebagai
berikut:
1.
Kurang mempunyai rasa memiliki
terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan sosial seperti tatap
muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan
2.
Ketakutan kehilangan pekerjaan,
banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan penyedia
layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi berkurang.
3.
Moral pekerja yang rendah, ini
terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk berbuat tidak baik
apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan).
Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang ketat pada
pengamanan sistem komputer.
4.
Tekanan keluarga, hal ini muncul
bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan kegiatan dalam keluarga
kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.
Strategi yang dapat dilakukan
untuk menerapkan kantor maya adalah:
1. Menyediakan sumber daya komputer
2. Menyediakan sarana akses ke
sumber daya informasi
3. Menyediakan perlengkapan non
komputer
4. Menyiapkan sarana telepon yang
dapat di forward (dialihkan)
5. Menyediakan kelengkapan untuk
panggilan konferensi
6. Membuat jadwal pertemuan reguler
7. Melaksanakan urut – urutan
pekerjaan secara teratur
Tiga hal penting yang menjadi
wacana ekonomis dalam kantor maya sebagai berikut:
Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu
para manajer mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan
terdistribusi dengan baik dalam database perusahaan.
Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil
keputusan dalam perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu
berkumpul terlebih dahulu. Ide juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi
(board service).
Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat
dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar